Flexado
Locatie aanmelden
WWFT & AML

Compliance als fundament

We weten graag wie onze klanten zijn en waarom ze een zakelijk adres afnemen, en we houden ons aan de lokale wetgeving. Compliance kan tijdrovend en ingewikkeld zijn. Daarom hebben we het hele proces geautomatiseerd: met 15+ jaar ervaring, de nieuwste technologie en vooraanstaande partners zorgen we voor een volledig dossier dat altijd up-to-date is.

De wet

Waarom Flexado onder de WWFT valt

Omdat Flexado bemiddelt in onroerende zaken en de daaruit voortvloeiende transacties verwerkt, valt Flexado onder de anti-witwaswetgeving. In Nederland is dat de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme); internationaal heet deze wetgeving AML (Anti-Money Laundering).

De wet moet voorkomen dat geld wordt witgewassen of terrorisme wordt gefinancierd. Bedrijven die eronder vallen moeten maatregelen treffen en zich houden aan de verplichtingen uit de wet, zoals het cliëntenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties. Wie dat niet doet, riskeert sancties, boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging.

De AML-wetgeving geldt wereldwijd en gaat vaak samen met de richtlijnen Know Your Customer (KYC) en Know Your Business (KYB).

De verplichtingen

De belangrijkste verplichtingen

01

Cliëntenonderzoek

Bedrijven moeten de identiteit van hun klanten vaststellen en verifiëren. Daarbij hoort informatie over de aard en het doel van de zakelijke relatie, en het monitoren en beoordelen van de risico’s van de transactie.

Hoe gaan wij hiermee om?

De eerste stap is KYB: we verzamelen het bedrijfsadres, de rechtsvorm, het registratienummer, de aandeelhouders, de bestuurders en de bedrijfsactiviteiten. Met toegang tot meer dan 180 handelsregisters met 200+ miljoen bedrijven brengen we de bedrijfsstructuur snel in kaart.

Daaruit volgt welke personen we onderzoeken: de KYC-check. De eisen verschillen per land, maar meestal vragen we het volgende op:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Identificatiedocumenten
  • Verificatie van identificatiedocumenten

Biometrische algoritmen controleren of de documenten echt en geldig zijn en of de persoon ook de persoon op het document is. Deskundige beoordelaars houden toezicht op elke geautomatiseerde ID-verificatie en halen systeemfouten, fraudepogingen en mislukte controles eruit. Alle gebruikte systemen en processen zijn ISO 27001, ISO 27017 en ISO 27018 gecertificeerd.

02

Meldingsplicht

Bedrijven moeten ongebruikelijke transacties melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU): transacties waarvan het vermoeden bestaat dat ze verband houden met witwassen of financiering van terrorisme.

Hoe gaan wij hiermee om?

Een ongebruikelijke transactie wijkt af van het normale betaalpatroon van een klant. Signaleren we zo’n transactie, dan melden we die bij de FIU Nederland. De FIU beoordeelt of er sprake is van een verdenking en kan de informatie doorgeven aan opsporingsdiensten.

03

Interne procedures en controles

Bedrijven moeten effectieve interne procedures en controles hebben om de naleving te waarborgen, zoals een verantwoordelijke aanstellen, personeel trainen en procedures en controles vastleggen.

Hoe gaan wij hiermee om?

Om de integriteit en kwaliteit van de wettelijke processen te waarborgen, baseert Flexado zich op een aantal principes.

  • Legal8

    Legal8 is onze externe specialist op het gebied van anti-witwaswetgeving. Zij organiseren onder meer de trainingen voor ons team.

  • Trainingen

    Het hele Flexado-team volgt jaarlijks meerdere verplichte trainingen van Legal8, zodat onze kennis van de (inter)nationale wetgeving altijd actueel is.

  • Vier-ogenprincipe

    Elke transactie of actie die mogelijk risicovol is, wordt door ten minste twee personen gecontroleerd. Zo verminderen we fouten en voorkomen we fraude.

  • Compliance officer

    Een speciaal opgeleide compliance officer houdt toezicht op alle compliance, ziet erop toe dat onze processen aan de wet voldoen en onderhoudt het contact met externe partijen.

  • De KvK

    In samenspraak met de KvK controleren we regelmatig of de eisen voor zakelijke registratieadressen zijn gewijzigd.

04

Bewaartermijn

Bedrijven moeten de gegevens van hun cliëntenonderzoek, transacties en meldingen vijf jaar bewaren.

Hoe gaan wij hiermee om?

Alle documenten bewaren we conform de WWFT tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst tussen Flexado en de klant. Daarna worden ze vernietigd. Voor vragen over de AVG en de bewaartermijn verwijzen we naar ons privacybeleid.

Bekijk ons privacybeleid
05

Sancties

Bedrijven moeten maatregelen nemen tegen personen of entiteiten die zich niet aan de anti-witwaswetgeving houden, van een waarschuwing tot het beëindigen van de zakelijke relatie.

Hoe gaan wij hiermee om?

Is iets niet in lijn met de wet, om welke reden ook, dan beëindigen we de overeenkomst met de klant per direct en eenzijdig, zonder opgaaf van reden. Zo staan we garant voor onze dossiers.

Risicoanalyse

Flexado heeft een uitgebreide risicoanalyse gemaakt waarin op basis van verschillende factoren wordt bepaald in welke risicocategorie een klant valt en welke maatregelen daarbij horen. Download hieronder de volledige analyse.

Ondernemers aan het werk aan een vergadertafel in een business center